Das Sekretariatsteam hat ein klares Ziel: reibungslose Abläufe und effiziente Verwaltungsprozesse. Es unterstützt Führungskräfte, koordiniert Termine, verwaltet Korrespondenz und organisiert Unterlagen. Mit präziser und strukturierter Arbeitsweise sorgt es für eine zuverlässige Erledigung aller Aufgaben und leistet so einen wichtigen Beitrag zu einer bürgerorientierten Verwaltung in Vorarlberg – je nach Bereich mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:

• Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
• Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand. So sind die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar gespeichert.
• Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
• Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung, damit alles jederzeit nachvollziehbar bleibt.
• Vergabeverfahren begleiten (je nach Einsatzbereich): Sie assistieren bei der Durchführung von Vergabeverfahren, damit diese reibungslos und transparent ablaufen.
• Förderungsabwicklung unterstützen (je nach Einsatzbereich): Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.

Anforderungen – das bringen Sie sinnvollerweise mit:

• Ausgebildet: Sie haben eine Lehre oder Fachschule im kaufmännischen-administrativen Bereich abgeschlossen.
• Erfahren: Wir schätzen Erfahrung - einschlägige Berufserfahrung ist daher von Vorteil.
• Kompetent: Sie verfügen über sehr gute Rechtschreib- und Microsoft Office Kenntnisse – denn bei uns läuft alles digital.
• Eigenverantwortlich: Strukturiertes und selbständiges Arbeiten sowie Genauigkeit und Zuverlässigkeit zählen zu Ihren Stärken.
• Kommunikationsstark: Auch in herausfordernden Situationen begegnen Sie Bürgerinnen und Bürgern freundlich und respektvoll.
• Teamfähig: Ihre aufgeschlossene und hilfsbereite Art macht Sie zu einer wertvollen Ergänzung im Team.

Arbeitserlebnis – das versprechen wir Ihnen als Arbeitgeberin:

• Gestaltungsfreiraum: Bei uns arbeiten Sie selbstständig, übernehmen Verantwortung und gestalten Aufgaben eigenständig mit.
• Hilfsbereitschaft & gutes Arbeitsklima: Das spüren Sie von Anfang an auch abteilungsübergreifend. Die beste Lösung finden Sie meist im Team. 
• Benefits: Jobticket, Jobrad, Kinderzulage, Zuschuss zum Mittagessen und noch vieles mehr.
• Jobsicherheit & Urlaub: Nach dem befristeten ersten Jahr, bieten wir einen sicheren Job und bis zu 32 Urlaubstagen abhängig vom Lebensalter.
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir bieten grundsätzlich Weiterbildungskurse an und unterstützen Sie je nach den beruflichen Zielen individuell. 
• Work-Life-Balance: Dank flexibler Arbeitszeiten bekommen Sie private und berufliche Pläne gut unter einen Hut.

Gehalt:

Bei dieser Stelle verdienen Sie auf Basis des Landesbedienstetengesetz 2000 je nach Einsatzbereich, Ausbildung und Berufserfahrung zwischen € 2.537,73 (Mindestgehalt bei 100%) und € 3.731,57 brutto pro Monat. Das entspricht der Gehaltsklasse 6 bzw. 7. Wie sich unsere Gehälter gestalten, lesen Sie auf unserer Karriere-Webseite im Beitrag Gehaltsgestaltung.

Die Stelle entspricht genau Ihren Vorstellungen? Dann laden Sie bitte folgende Unterlagen über unser Jobportal hoch, damit wir uns ein Bild von Ihnen machen können:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben mit Information zum möglichen Beschäftigungsausmaß sowie möglichen Dienstorten
• Abschlusszeugnisse Ihrer Ausbildungen und Arbeitszeugnisse sofern vorhanden

Sind alle Unterlagen vollständig, prüfen wir die Möglichkeiten in unseren Abteilungen und Dienststellen. Behalten Sie gerne auch selber unser Jobportal im Blick. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen.